12个谁都能学会的手机Office实用技巧

大多数的工作/学习都离不开各种Word、Excel、PowerPoint文档。微软出品的Office全套软件是不少人在PC时代的装机必备。而在这个移动时代，大家都在用手机聊工作，邮件、聊天工具上的文档也是一个接着一个。这不仅要求我们学会如何「移动办公」，也要求我们的手机——应该拥有处理文档的能力。

今天AppSo给大家分享的，是12个谁都能学会的手机Office实用技巧。首先需要说明，这里指的Office是微软出品的Microsoft Office，本文提到的主要有5款app：Word, Excel, PowerPoint, OneNote和Outlook。此外这个系列还有我们曾经介绍过的Office Lens和Skype等等，但不在本文讨论之列。

另外，Android以及iOS版Office都可以免费使用核心功能，你无需担心花钱的问题。

一、Word：文字工作者的掌上必备

Microsoft Word是微软出品的全功能文字处理软件。它能让你创建和编辑排版丰富的文档，轻松添加图片、表格等图文信息，是码字爱好者的必备单品。

1、完美兼容性：跟「打不开」和「格式错乱」说再见

如果你在手机上，突然收到一份重要文件。这个时候你最怕的一件事是什么？打不开、格式错乱、显示乱码……要是有重要数据搞错了地方，那真不是道个歉就能搞定的失误。用Microsoft Word可以最大程度地避免这些问题，因为是微软官方出品，兼容性并非第三方app可以相比。你不仅可以用它来打开几乎所有doc/docx文件，还能得到和电脑完全一致的排版，不会再莫名错过一些重要信息。

如果你使用的是其他同类软件，可能会遇到各种奇怪的状况。比如AppSo的一位天才作家告诉我，用其他app打开自己的毕业论文会看不到公式，而用Microsoft Word就不会遇到这样的问题。

2、阅读模式：如翻看电子书般阅读文档

解决了「能看」的问题，第二件恼人的事情就是：电脑上做的文档发到手机上看，字怎么这么小，看起来好麻烦……

其实只要你善用Word内置的「重排」功能（可以理解为「阅读模式」），这根本就不是问题。它能将文档以适合手机阅读的版式呈现，同时又不改变文档原有的版式。效果怎样？看下面这个对比图就知道啦。

3、批注功能：其他人对文档的意见，一目了然

有时候我们还需要在手机上做一些轻量的修改工作。特别是对编辑和作者等职人来说，最少不了的事情就是「改稿」。有不少人喜欢在微信、QQ里将文章的相应部分选中、截图，然后把修改意见通过聊天工具发送。信息极度碎片化容易干扰思路，最重要的是，时间再多也不能这么浪费啊。

而手机版Word提供了完整的批注支持：它可以完整展示不同人的批注，他们对哪一部分有什么修改意见，你在手机上就可以轻松看到。你可以直接回复批注，方便让对方知道你的想法。每个批注都有独立的窗口，因此绝对不会跟讨论的其他问题混淆。

如果需要修改文稿也很简单，除了最基础的增删文字，Word还将常用的文字格式选项（比如加粗、斜体、下划线、高亮、字号颜色等）放在了最容易操作的区域，你可以通过它们快速修改文字格式。

4、智能查找：不懂的马上查，马上懂

有不少资料（比如论文、文献等等）也是用Word写成，遇到陌生名词的几率非常高。如果是关键的名词没有搞懂，影响的是对整篇文章的理解。这个时候就可以使用Word内置的「智能查找」功能，一键通过Bing搜索相应的关键词，简直是成人版的「哪里不会点哪里」。

5、便捷分享：可发送给微信好友

只要你不是在Word上写日记，否则做好的文档肯定都是要发给别人的。

Word提供了附件和链接分享两种形式。这里着重说一下微软为中国用户新增的「发送给微信好友」的功能：在完成文档的编辑后，你可以以Word或者PDF格式直接发送给微信好友，或者直接添加到微信收藏。

因为微信已经成为了许多人最倾向选择的沟通渠道，因此我们觉得有必要跟大家介绍一下这个功能。

二、Excel：让你的数据会说话

Microsoft Excel是一款全能的电子表格工具。你可以用它的图表、公式、筛选和排序等功能，在手机上就能查看和编辑电子表格，轻松处理关于数据的一切。此外，Excel更强大的地方在于将数据转换为可视化图表，助你洞察到数据背后的趋势——用官方的话来说，就是「将数据转化为洞察力」。

1、冻结窗格：手机看表格的福音

在手机上看表格，最痛苦的事情之一就是……屏幕太小了，数据太多了。很多时候，你其实不需要表格里的所有数据，可能只是需要将某行或者某列表格固定住，方便数据的对照查看而已。这个时候可以用很多Excel新手不知道的「冻结窗格」功能。

手机版Excel提供了「冻结首行」、「冻结首列」和「冻结窗格」三个选项，前两个都比较好理解，第三个功能的意思是将所选窗格的上方和左侧表格都冻结。如果你需要使用到这个功能，可以点击app顶部的第二个按钮唤出功能选单，再切换到「视图」，在底部即可找到「冻结窗格」。

调整后的效果是这样的（以下为动图）：

2、公式展示：再复杂的都不怕

得益于微软Office良好的兼容性，如果一份Excel文档插入了复杂公式，你也可以在手机版Excel上看到。而如果使用其他类Excel应用打开，却只能看到一片空白。

注：此特性同样适用于Word、PowerPoint。

三、OneNote：得力的数字笔记助手

Microsoft OneNote就是你的随身笔记本。不同的是，在纸质笔记本上你只能写写画画，OneNote则几乎没有限制。除了基本的文字、涂鸦、图片，你还可以添加视频、音频、链接等各种形式的内容……你可以在这里搜集一切，记录一切。

1、OneNote徽章：让你随时快速记录

使用OneNote最重要的场景，就是快速记录。Android版的OneNote提供了一个非常不错的功能，那就是无论在手机哪个界面都悬浮着的「OneNote徽章」。

大家都知道灵感稍纵即逝，这个徽章可以让你无需打开OneNote就随时记录下想法。除了文字，它还可以让你拍照记录，在看书做摘抄的时候就非常实用。如果懒得打字，OneNote也内置了语音备忘录的功能，你只要说话就可以轻松记录。

2、利用OneNote收藏微信文章

如果你想要将平时在微信看到的优质文章保存到OneNote，这里也提供一个技巧。

关注微信公众号「微软云笔记」并绑定你的微软账号，之后遇到想要收藏的文章，只需要将其转发到「微软云笔记」即可。之后打开OneNote即可看到你收藏的微信文章。此外，你也可以直接给「微软云笔记」账号发送文字、图片或者语音消息，所有消息都会直接发送至你的OneNote。

四、PowerPoint：时刻为下一场演讲做好准备

Microsoft PowerPoint是协助你做好演讲、展示的得力工具。你可以通过它在手机上查看PPT文件，做轻量的编辑，甚至直接做出精美的演示幻灯片。无论你在哪里，只要你手上有手机，就能利用碎片时间为下一场演讲做好准备。

推荐使用微软官方的PowerPoint，是因为它对最新特性的兼容性是最好的。最好的兼容性意味着完整的还原，假设你需要在会场的路上再回顾一下自己做的PPT，你肯定不希望自己看到的跟正式演讲时有什么不一样。

举个例子：一些在其他app里展示不出来的效果（如「变形」切换），在PowerPoint里就可以完整展现。不要小看这些细节，它们对演讲的节奏把控至关重要。

（由于GIF限制，仅做简单效果展示）

五、Outlook：强大又简洁的革命性邮件

AppMicrosoft Outlook这款邮件app简洁不花哨，也不会提供非常复杂的功能，就专注于帮你在移动端处理好电子邮件这件事。它的前身，是我们很久之前就给大家推荐过的Acompli，后来被微软以2亿美元收购。注：微软也提供了名为Outlook的邮箱服务，这个不在本文的讨论之列。

1、文件视图：再也不用找附件找到抓狂

不管在学校还是在职场，重要文件一般都是通过邮件来发送的。而用Outlook查找邮件里的文件真的非常简单。它的「文件视图」能将你各个邮箱及云盘的文件都收归一处，你再也不需要一封一封邮件地翻才能找到自己需要的文件。

在这个文件视图里内置了搜索功能，你只需要搜索关键字就能轻松找到自己的文件。

2、日历功能：快速分享你有空的时间

当有人在邮件里问「你什么时候有空」，你会怎么做？在此之前，我总需要打开另一个日历app，看看自己的日程安排，再选一个空闲时间转述成文字发给对方。而Outlook内置了一个非常实用的功能：不仅能直接查看日历，还支持快速分享自己的「空闲时间」。

你只需要在发邮件的时候，选择右上角的「日历」按钮，选择「发送空闲时间」即可看到自己的日程表，点击空白区域即可选中自己的「空闲时间」，再点击右上角的确定，Outlook就会生成一个漂亮的空闲时间表供你直接发送。

3、速度很快，还能免梯子收发Gmail

喜欢Outlook的第三大亮点，无论对谁都很重要我试用过很多电子邮箱客户端，Outlook的「快」给我留下了深刻印象。当你打开一封邮件，你并不需要花时间等待它加载完成。

另外有个小秘密：除了最初添加账号需要梯子外，用Outlook收发Gmail邮件都可以全程免挂梯子。

写在最后

有不少人跟我说过，他们不觉得手机可以成为一个生产力工具：「工作就应该到电脑上，手机办公就是个笑话。」而我想说，手机并不是要取代电脑办公，而是扮演特定的的角色，应对特定的场景。对我们来说，找到合适的工具，再找到合适的方法和技巧才是最好的做法。我们希望今天分享的这些技巧可以助你一臂之力，让你成为一个更敏捷的移动办公者。