如何在Excel表格中提高数据录入的速度和准确性

我们在使用Excel表格处理数据的时候，想要将录入数据的速度和准确性提高，该怎么操作呢？今天就跟大家介绍一下如何在Excel表格中提高数据录入的速度和准确性的具体操作步骤。

1、设置单元格格式

  1. 1. 我们可以选择给单元格设置相应的格式，可以简化一些录入操作，比如下图，可以在日期栏，设置统一的日期格式，在账目金额栏，设置保留两位小数。

  2. 2. 将账目金额列选中，右键，在打开的菜单中，选择【设置单元格格式】（也可以选择使用键盘上的 Ctrl 1组合键），调出“设置单元格格式”的窗口

  3. 3. 在弹出的窗口中，【数字】选项下，分类栏，设置为【数值】，然后在右侧的“小数位数”设置为“2”，最后点击右下角的【确定】按钮。

  4. 4. 类似资金类型、收支类型、账目分类这种选项，输入的内容如果是特定的几种类型的话，我们可以选择设置自定义单元格格式。将收支类型列选中，右键，选择“设置单元格格式”选项，在打开的窗口中，分类下，选择【自定义】，然后在右侧的“类型”栏，输入“[=1]收入;[=2]支出”，最后，点击【确定】按钮。

  5. 5. 这样，我们只要在收支类型列单元格中输入1，就会自动输入收入，输入2，则显示支出，即可快速输入。

2、设置数据有效性

  1. 1. 我们为了确保数据的准确性，可以选择给数据设置数据有效性，限制录入数据的范围。以在日期列限制输入2020年的日期为例。将日期列选中，依次点击【数据】---【数据工具】区域的【数据有效性】选项，调出“数据有效性”窗口。

  2. 2. 在弹出的窗口中，“设置”下，“允许”栏设置为【日期】，在“数据”栏设置为【介于】，接下来， 在“开始日期”和“结束日期”分别输入“2020/1/1”和“2020/12/31”，点击【确定】按钮。

  3. 3. 这样，一旦我们输入的数据不是日期格式，或者超出该日期范围的数据时，就会弹出“输入值非法”的提示，如图：

3、使用超级表

  1. 1. 除表格标题外，将数据选中，依次点击【开始】---【样式】区域下的【套用表格样式】选项，在打开的菜单中，选择表格样式，就将表格变成了超级表。

  2. 2. 这样，当我们在表格中输入一行数据，回车后就自动跳转到下一行，而且上面的格式也会自动应用到新增加的数据行，数据样式、单元格格式、公式等格式都会自动添加进来，则我们录入数据的速度也就提高了：

4、使用记录单录入数据

  1. 1. Excel表格中的记录单功能是隐藏的，我们想要使用的话，需要调出。依次点击上方的【文件】---【选项】，打开“Excel 选项”的齿轮。

  2. 2. 在窗口中，左侧点击【快速访问工具栏】，在中间的“从下列位置选择命令”下拉框中，设置为【不在功能区中的命令】，找到【记录单】选项，点击中间的【添加】按钮，添加到右侧的列表中，点击【确定】按钮。

  3. 3. 如图，我们在左上角的“快速访问工具栏”上就可以看到记录单功能了，把鼠标光标在表格的任意单元格上定位，点击记录单图标即可打开记录单窗口。

  4. 4. 如图，在弹出的窗口中，我们可以看到的条目跟表格上的数据是一致的，在对应的位置输入内容，按Tab键就会跳转到下一个输入框，当一条记录输入之后，按回车则可以继续录入下一条记录，也是非常方便的。

    以上就是如何在Excel表格中提高数据录入的速度和准确性的具体操作步骤。

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