word邮件合并方法 / 木子杰软件教程

本教程为大家介绍word中的邮件合并功能，并举例说明操作方法。

每天见面的word中有许多功能没有用过也不会用，而会了之后却又遗忘了。Word2003中的邮件合并功能相信很多人都没使用过，下面，以制作学校录取通知书为例，说明在Word2003中具体的制作步骤：

第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”，见图1。

第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如右图(图2)。

第三步：在“选择开始文档”选项区(图3)，

选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。显示类似图5。

第四步：在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”，显示图4。

第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息(记录)后，单击“关闭”，打开右图(图6)所示的“保存通讯录”对话框。

第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。

第七步：单击“邮件合并收件人”对话框(图7)上，“确定”，显示右图。

第八步：在图8上，单击“下一步：撰写信函”。

第九步：在Word中撰写好信函，如图9所示。

第十步：将光标移至在需要插入处，单击图9上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

第十一步：在“插入合并域”对话框(图11)上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。提示：每次只能插入一个域。

第十二步：单击图12上，“下一步：预览信函”。

第十三步：在图13上，单击“收件人”区域的按钮，可以逐个(在文档中)预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。

第十四步：在“合并到新文档”对话框(图14)上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成(见下图)。

提示：第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成(打印)邮件时，从该表中调用相应的数据。

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