用好微软Office的文件搜索功能 / 木子杰软件教程

不管在下列什么工作环境中，都可在Office 2003中使用“文件搜索”命令来查找文件：在计算机的硬盘驱动器上、局域网络、Microsoft Outlook 邮箱以及网上邻居。您还可在 Outlook 邮箱中查找电子邮件、会议和其他信息。搜索操作提供两种查找文件的方法：基本搜索和高级搜索。

基本文件搜索

基本搜索能最全面地搜索文件、Outlook 项目和网页。可以查找在标题、内容或属性中包含指定文本的文件。还可以指定搜索文件的范围和搜索文件类型。

高级文件搜索

高级搜索则更加明确，用于根据文件属性查找文件。您可通过创建查询完成此操作，查询是所找到文件必须满足的一条或多条规则的集合。查询的一个示例是“作者是（精确地）佚名”。它指定了待搜索文件的作者属性应只包含文本“佚名”。

自然语言搜索

自然语言搜索使用熟悉的会话表达方式（例如“Get all mail from Jane”或“Find all meetings next week”）从“基本文件搜索”任务窗格中搜索 Microsoft Outlook 项目。使用自然语言搜索，您可搜索电子邮件、日历项、联系人、任务和便笺。只有在 Microsoft Office 2003 英文版中才支持自然语言搜索。

虽然可以在自然语言查询中包括更多信息以获取更好的搜索结果，但是您无需使用完整的句子或者关心语法的正确性。例如，下列自然语言查询是正确的：“High priority tasks”。

自然语言搜索可搜索 Outlook 项目的内容，例如电子邮件的正文，以及项目的属性，例如会议的主题和任务的优先级。

注释对于网上邻居或您计算机上的文档，虽然不支持自然语言搜索，但是 Office 的“文件搜索”将使用自然语言搜索查询中的信息来查找这些位置中的文件。

使用自然语言的提示

搜索电子邮件

·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索电子邮件的内容。

示例

“Messages about searching”

“Messages on the subject： sales quotas”

·搜索电子邮件的属性和其他域。

示例

“High priority messages”

“Who did I Cc about natural language searching？”

“E-mail I need to follow-up on”

·搜索包含附件的文档。

示例

“Find all mail messages with attachments”

·指定时间范围以缩小搜索范围。

示例

“E-mail from Bob in the last week about natural language searching”

“Find the most recent e-mail from Prasanna”

搜索日历

·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索会议的内容。

示例

“Meeting about sales goals”

“Show the meeting to introduce new team members”

·根据参加人搜索会议。

示例

“All meetings with Jim”

“Find the meeting organized by Tanya”

“Did Bei-Jing accept the meeting about searching？”

·通过指定时间范围来限制搜索的范围。

示例

“Find all meetings I attended last Monday”

“Find all meetings the day before yesterday”

搜索联系人

·根据详细信息搜索联系人，例如昵称或生日。

示例

“Find everyone whose manager is Miles”

·查找具有共同信息的一组联系人。

示例

“Contact information for clients who live in Baltimore”

搜索便笺

·根据便笺的内容、颜色或其他属性搜索便笺。

示例

“All notes I created yesterday”

“All blue notes about searching”

其他提示

·通过指定要搜索的文件夹来缩小搜索范围。

示例

“E-mail in my Inbox that I haven't read yet”

·使用引号来保持短语的整体性。

示例

“Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days”

·指定希望结果返回的顺序。

示例

“E-mail from Helmut， sorted oldest message first”

文件搜索选项

“文件搜索”任务窗格

使用“文件”菜单上的“文件搜索”时，“文件搜索”任务窗格将显示在页面右侧。每个 Office 应用程序都可拥有自身的“文件搜索”任务窗格实例。不过，搜索结果对于任何应用程序都是可用的。例如，如果您在 Microsoft Word 中搜索任意类型的文件，并从搜索结果列表中打开某 Microsoft Excel 电子表格，则搜索结果也会显示在 Excel 的“搜索结果”任务窗格中，以便于您可继续使用它们。

查看搜索结果

开始搜索时，“文件搜索”任务窗格会立即开始列出所找到文件的名称。文件按以下位置分别显示：您的计算机、邮箱和网上邻居。

从结果列表中，您可以对找到的文件执行多种操作，例如：

·查看文件的属性

·打开文件

·在 Web 浏览器中查看文件

·根据某文件新建文档

·将指向某文件的超链接复制到“Office 剪贴板”中

用快速搜索来加速搜索

快速搜索从文件提取信息并用某种方式进行组织，以便更快速，更容易地查找这些文件。当您的计算机空闲时，就会更新快速搜索索引。

快速搜索使用内置 Windows 索引服务。您可从 Windows 的“搜索”任务窗格中或 Office 中的“基本文件搜索”任务窗格中启用快速搜索支持。

注释如果没有安装快速搜索，“基本文件搜索”任务窗格就会显示一条注释信息。如果已经安装快速搜索，就会显示其状态为已启用或已禁用。

使用条件和值来生成更复杂的搜索

使用高级搜索时，可以基于文件属性，使用条件和值来搜索文件。

条件是在高级搜索中对文件属性值设置的限制，从而使其更加明确。每一种属性类型都有与之相关的一组条件，高级搜索将自动显示这些条件。例如，如果属性为日期，高级搜索就会显示下列条件选项以及其他选项：“今天”、“明天”和“昨天”。

某些条件后面不需要值。在示例“上次修改时间昨天”中，不需要任何附加值，因为条件“昨天”为高级搜索提供了所需的全部信息。

某些条件后面需要一个值。例如，条件“等于”后面总是需要一个值，在您配置搜索的时候就要提供该值。

从“打开”对话框中进行搜索

通过使用“打开”对话框中的“工具”菜单，可使用基本搜索或高级搜索来查找文件。与在“文件搜索”任务窗格中一样，将根据文件的位置分别显示搜索结果。您可在打开文件的同时查看其属性。

用好微软Office的文件搜索功能

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