表格快速录入技巧（怎么在表格里加入的文字） / 木子杰软件教程

这是一篇关于Excel文字批量录入的文章，全文约1400字，约5分钟阅读时间，读完后你可以收获以下经验：

1.如何限定单元格中可录入的文字，并通过下拉菜单选择的方式快速录入文字；

2.如何用数字来代表一长串文字，输入数字就完成了长文字输入；

3.如何批量添加相同的文字；

4.如何让一串文字像数字“1、2、3……”那样可以进行规律填充。

说起Excel，大家首先想到的是数据。确实大部分人都会刻意学习如何快速录入各种类型的数据，却不重视文字录入。有一天，突然需要录入海量文字，恐怕双手敲键盘会敲成鸡爪。其实文字和数字一样，也有录入技巧。

1.使用下拉菜单录入文字

Excel有【数据验证】功能。利用这个功能，规定单元格内只允许录入固定的文本，再通过下拉菜单选择的方式快速选择文本。不仅便捷，且防止录入文字出错。

这种方法适合数量在5种以内的文字序列。如在客户调查表中录入“满意”、“一般”、“不满意”三种文字。操作方法如下面的动图所示：

Step1：选中需要录入文字的单元格，单击【数字】选项卡下的【数据验证】选项。

Step2；选择验证条件为【序列】，在【来源】文本框中输入文字序列。注意文字与文字之间要用英文逗号隔开。

Step3：完成数据验证设置后，就可以通过下拉菜单的方式选择不同的文字录入了。

2.使用自动更正法录入文字

设置Excel的自动更正功能，可以为字数较长的一串文字指定一个“数字代码”，提高录入效率。

例如用“1”代表“北京科技大学”，用“2”代表“昆明理工大学”，操作方法如下面的动图所示：

Step1：单击【文件】菜单中的【选项】按钮，打开【Excel选项】对话框。

Step2：在【校对】选项卡下单击【自动更正选项】按钮。

Step3：输入数字及对应的更正文字，单击【添加】按钮。

Step4：添加完更正选项后，单击【确定】按钮关闭对话框。此时就可以在表格中输入数字，数字就会自动更正为文字。

需要提醒的是，使用完自动更正的方法来录入文本后，要将事先设置的更正选项删除，否则后面使用表格时，录入数字就变成相应的文字，也是一种麻烦。

3.使用批量添加法

如果需要为单元格中的内容添加相同的文字内容，如在“四川”、“贵州”等内容后面添加一个“省”字。可以使用以现在数据为基础，生成自定义数据序列。操作方法如下面的动图所示：

Step1：选中需要批量添加文字的单元格，打开【设置单元格格式】对话框。

Step2：选择【自定义】格式，输入“@”省””字。其中“@”代表任意字符，输入的内容表示要有任意字符后面加一个“省”字。注意“省”的双引号要在英文状态下输入。

4.自定义序列法

熟悉Excel的人都知道，Excel【填充序列】功能，即根据录入数据的规律进行填充。如输入“1”，再使用【填充序列】功能，就可以快速填充“2、3、4……”数据。

可惜文字没有这样的规律——如果为文字定义这样的规律呢？

答案是肯定的。例如现在需要统计不同车间不同日期的产量，需要重复录入车间的名称。操作方法如下面的动图所示：

Stel1：打开【Excel选项】对话框，切换到【高级】选项卡下，单击【编辑自定义列表】按钮。

Step2：输入车间名称，注意名称之间用英文逗号相隔。

Step3：在单元格中输入第一个车间的名称，将鼠标放到单元格右下方，按住鼠标左键不放往拖动，车间名称按照设定好的序列完成了填充。

这是总结|

快速录入文字可以使用4种方法：使用数据验证法规定录入的文字；使用自动更正法，输入数字就变成对应的文字；使用自定义单元格格式法，批量添加相同文字；使用自定义序列法，将一串文字变成规律序列，再通过【填充序列】的功能快速录入。

表格快速录入技巧（怎么在表格里加入的文字）