要点提示

GETPIVOTDATA函数是MOS Excel认证考试的重要考点。资深Office培训师谷月老师在此借助一道例题详细解读这个函数。

例题

在「按地区」工作表上的单元格 H3 中，使用 GETPIVOTDATA 函数计算「东北部」地区的「白银级」等级用户数量。

本题考查GETPIVOTDATA函数的使用。

从数据透视表中抽取满足一定条件的汇总数据，需要用GETPIVOTDATA函数。

你可以理解成，在数据透视表中进行条件筛选。

计算「东北部」地区的「白银级」等级用户数量，就相当于在数据透视表中，把「地区」等于「东北部」、「等级」等于「白银级」的用户数量筛选出来。

当然，我们也可以用「切片器」，借助图形界面来筛选。但是，「切片器」无法用于公式计算。

在「地区」工作表中，单击H3单元格，然后单击输入栏左侧的「插入函数」按钮（fx按钮），Excel弹出「插入函数」对话框，在「搜索函数」框中输入「GETPIVOTDATA「，单击「转到」按钮，然后单击「确定」。

Excel弹出「函数参数」对话框。

在「Data_field」框中输入「等级」，不需要在两侧加入作为标记的英文单引号，因为聪明的Excel稍后会为你自动加入。

在「Pivot_table」框中输入 A3 ，因为数据透视表左上角单元格是A3。

在「Field1」框中输入「地区」，在「Item1」框中输入「东北部」，在「Field2」框中输入「等级」，在「Item1」框中输入「白银级」。同样不需要在两侧加入作为标记的英文单引号，因为聪明的Excel稍后会为你自动加入。

最后单击「确定」。

GETPIVOTDATA函数有三个隐含条件。必须保证这三个隐含条件都满足，才能得到正确结果。

条件一：用GETPIVOTDATA函数抽取的数据在数据透视表中必须可见。

要计算东北部地区白银级用户数量，必须先在数据透视表中单击「东北部」左侧小框框中的号，把「东北部」展开，让Excel显示出「东北部」分类下属的「白银级」，否则会出现#REF错误。

条件二：必须启用「生成GETPIVOTDATA」选项。

单击「数据透视表工具｜分析」选项卡，在「数据透视表」组中单击「选项「菜单，查看「生成GETPIVOTDATA」是否勾选。只有勾选此项，才能使用GETPIVOTDATA函数计算出正确结果。

条件三：GETPIVOTDATA函数的参数必须这样选。

在使用GETPIVOTDATA函数之前，需要先在「数据透视表字段」窗格中分析数据透视表包含的字段。

（1）GETPIVOTDATA函数的Data_field参数必须是放在「值」区域的字段。

（2）GETPIVOTDATA函数的Field1、Field2、…、Field126参数必须是放在「行」区域（或者「列」区域）的字段。

以上字段的名称不能填错，否则也会出现#REF!错误。

也许有聪明的读者会问：「为什么微软引入GETPIVOTDATA函数呢？这岂不是多此一举？用COUNTIF、COUNTIFS不行吗？」

答案是「真的不行」，因为数据透视表是“动态”的，翻译成人话就是，你一旦在“数据透视表字段”窗格中，对数据透视表作了修改，或者在数据透视表中执行了筛选，它的行数或者列数就变了。

但是，COUNTIF、COUNTIFS的函数，它们发挥作用的前提，是依靠行列来定位，所以，它们不适用于数据透视表。

MOS考试的中文全称是微软办公软件国际认证考试，它是微软公司针对自家的Office软件推出的考试，具有无可比拟的权威性和含金量，也是世界五百强企业招聘人才、考核员工的重要标准。

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