怎样用Excel做账——第六节 增值税申报表设置

操作方法

• 01

  第一步，附表一的设置。 附表一的全名叫“增值税纳税申报表附列资料（一）”，副标题是“本期销售情况明细”。下图一给出了一个企业最新申报的附表一表样（出于可以理解的原因，下表隐藏了纳税人名称），从图中可以看出，表中内容非常多，但填列的数据很少。其实这些不多的数据还是由系统自动生成的，我们不需要进行任何数据的录入，只是进行审查核对。用Excel做账时，附表一仍然需要做出来，以便审查核对账账、账表是否相符。 当然，用Excel做账时，附表一的设置可以简单一些，只把每月必报的数据项目填列出来，以后偶尔涉及到必报数据之外的项目时再进行项目添加。 在单元格G1到L9区域中设置附表一（如下图二），具体设置方法如下： 1、设置附表一标题及项目名称。 （1）先在G1单元格中输入“增值税纳税申报表附列资料（表一）(1月)”并按回车键，然后把鼠标放在G1单元格，按住左键不松，一直向右拖动到单元格L1，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮（见下图三），选定的6个单元格合并成了一个，录入的文字也自动居中了。 （2）按照与（1）相同的方法，在G2单元格中输入“（本期销售情况明细）”并按回车键，然后把鼠标放在G2单元格，按住左键不松，一直向右拖动到单元格L2，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （3）在G3单元格中输入“项目”并按回车键，然后把鼠标放在G3单元格，按住左键不松，向下拖动到单元格G4，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （4）按照与（3）相同的方法，在H3单元格中输入“行次”并按回车键，然后把鼠标放在H3单元格，按住左键不松，向下拖动到单元格H4，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （5）按照与（1）相同的方法，在I3单元格中输入“应税货物”并按回车键，然后把鼠标放在I3单元格，按住左键不松，一直向右拖动到单元格L3，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （6）在I4单元格输入“份数”，在J4单元格输入“销售额”，在K4单元格输入“销项税额”，在L4单元格输入“合计”。 （7）在G5单元格输入“防伪税控系统开具的增值税专用发票”,因为这个项目名称太长，要进行单元格内文字的自动换行设置。设置方法是：输入完毕按回车键确认后，右键点击单元格G5，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”（见下图四），在弹出的“单元格格式”对话框中，选择第二个选项卡“对齐”，然后左键点击下面的“自动换行”选项（见下图五），最后按最下方的“确定”按钮，或直接按回车键。 （8）在G6单元格输入“开据其他发票”，在G7单元格输入“纳税检查调整”，G8单元格空出，为偶尔需要添加申报的项目留出位置，在G9单元格输入“合计”。 2、公式设置。 本表的数据一般是根据本月开票数据直接输入进去的，只有合计数是自动产生的。设置公式如下： （1）在L5单元格输入公式： ＝J5+K5 输入完毕按回车键。 （2）在第9行（合计行）里，对各合计数进行设置。先在J9单元格输入公式： =SUM(J5:J8) 输入完毕按回车键。 然后把鼠标移到J9单元格的右下角，待光标变成黑“十”字（填充柄）时，按住鼠标左键不松，向右一直拖动到L9，在拖动过程中，黑“十”字一直跟随光标向右移动。系统自动为K9单元格和L9单元格填充公式，K9中的公式是： =SUM(K5:K8) L9中的公式是： =SUM(L5:L8) 表格设置好后不要忘记保存，可以直接按组合键Ctrl+S保存，也可以选择菜单“文件”-->“保存”进行保存。随时保存文件，是一个能避免断电丢失文件的好习惯。

  

• 02

  第二步，附表二的设置。 附表二的全名叫“增值税纳税申报表附列资料（二）”，副标题是“本期进项税额明细”。下图一给出了一个企业最新申报的附表二表样，与附表一类似，从图中可以看出，表中内容非常多，但填列的数据很少。其实这些不多的数据也是由系统自动生成的，我们不需要进行任何数据的录入，只是进行审查核对。用Excel做账时，附表二也需要做出来，以便审查核对账账、账表是否相符。 同样的，用Excel做账时，附表二的设置可以简单一些，只把每月必报的数据项目填列出来，以后偶尔涉及到必报数据之外的项目时再进行项目添加。 在单元格G11到L21区域中设置附表二（如下图二），具体设置方法如下： 1、设置附表二标题及项目名称。 （1）先在G11单元格中输入“增值税纳税申报表附列资料（表二）(1月)”并按回车键，然后把鼠标放在G11单元格，按住左键不松，一直向右拖动到单元格L11，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （2）按照与（1）相同的方法，在G12单元格中输入“（本期进项税额明细）”并按回车键，然后把鼠标放在G12单元格，按住左键不松，一直向右拖动到单元格L12，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （3）在G13单元格中输入“项目”，在I13单元格输入“份数”，在J13单元格输入“金额”，在K13单元格输入“税额”，在L13单元格输入“合计”。 （4）在G14单元格输入“（一）认证相符的税控增值税专用发票”,因为这个项目名称太长，要进行单元格内文字的自动换行设置。设置方法是：输入完毕按回车键确认后，右键点击单元格G14，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”对话框中，选择第二个选项卡“对齐”，然后左键点击下面的“自动换行”选项，最后按最下方的“确定”按钮，或直接按回车键。 （5）在G15单元格输入“其中：本期认证相符且本期申报抵扣”，并设置自动换行；在G16单元格输入“前期认证相符且本期申报抵扣”，并设置自动换行；G17至G20单元格空出，为偶尔需要添加申报的项目留出位置；在G21单元格输入“合计”。 2、公式设置。 本表的数据一般是根据本月开票数据直接输入进去的，只有合计数是自动产生的。设置公式如下： （1）在L15单元格输入公式： ＝J15+K15 输入完毕按回车键。 （2）在第21行（合计行）里，对各合计数进行设置。先在J21单元格输入公式： =SUM(J14:J20) 输入完毕按回车键。 然后把鼠标移到J21单元格的右下角，待光标变成黑“十”字（填充柄）时，按住鼠标左键不松，向右一直拖动到L21，在拖动过程中，黑“十”字一直跟随光标向右移动。系统自动为K21单元格和L21单元格填充公式，K21中的公式是： =SUM(K14:K20) L21中的公式是： =SUM(L14:L20)

  

• 03

  第三步，主表标题及项目名称的设置。 主表的全名叫“增 值 税 纳 税 申 报 表”，副标题是“（适用于增值税一般纳税人）”。下图一给出了一个企业最新申报的主表表样。每月的申报数据是由系统自动生成的，我们不需要进行任何数据的录入，只是进行审查核对。用Excel做账时，主表也需要做出来，以便审查核对账账、账表是否相符。 同样的，用Excel做账时，主表的设置不必过于复杂，只要满足本企业申报要求即可。 在单元格A1到E26区域中设置主表（如下图二），具体设置步骤如下： （1）先在A1单元格中输入“增值税纳税申报表(1月)”并按回车键，然后把鼠标放在A1单元格，按住左键不松，一直向右拖动到单元格E1，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （2）在A2单元格中输入“项目”并按回车键，然后把鼠标放在A2单元格，按住左键不松，向下向右拖动到单元格B3，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （3）在C2单元格中输入“栏次”并按回车键，然后把鼠标放在C2单元格，按住左键不松，向下拖动到单元格C3，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （4）在D2单元格中输入“一般货物及劳务”并按回车键，然后把鼠标放在D2单元格，按住左键不松，一直向右拖动到单元格E2，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮 （5）在D3单元格中输入“本月数”并按回车键。 （6）在E3单元格中输入“本年累计”并按回车键。 上面是对标题的文字录入和格式设置，下面介绍项目的录入和设置。 （7）在A4单元格输入“销售额”并按回车键，然后把鼠标放在A4单元格，按住左键不松，一直向下拖动到单元格A7，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。当A列宽度缩小时，我们可以看到“销售额”三个字超出了单元格边界，很不美观，因此需要进行自动换行的设置。 为了让大家尽快熟练运用这个设置，我愿再次把设置方法重申如下：输入完毕按回车键确认后，右键点击单元格B4，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在随后弹出的“单元格格式”对话框中，选择第二个选项卡“对齐”，然后左键点击下面的“自动换行”选项，最后按最下方的“确定”按钮，或直接按回车键(附图是“第一步附表一的设置”下面最后两个）。 （8）在B4单元格输入“（一）按适用税率征税货物及劳务销售额”并按回车键。因为这个项目名称太长，要进行单元格内文字的自动换行设置，设置方法请参考上述第（7）步。 （9）在B5单元格输入“其中：应税货物销售额”，并按回车。 （10）在B6单元格输入“     应税劳务销售额”，并按回车。为了与B5单元格的其中项对齐，把鼠标移动到B6单元格，双击后单元格文字进入编辑状态，把光标移动到文字的最前面，连续按空格键（键盘中间最下方最长的那个键），使本单元格文字与B5单元格的其中项对齐。 （11）在B7单元格输入“     纳税检查调整的销售额”，并按回车。要与B5、B6单元格的其中项对齐，设置的方法与上述设置B6单元格中文字的方法相同，就是在文字前加上适量的空格。 （12）在A8单元格输入“税款计算”并按回车键，然后把鼠标放在A8单元格，按住左键不松，一直向下拖动到单元格A17，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。 （13）分别在单元格B8、B9、……、B17中输入“销项税额”、“进项税额”、“上期留抵税额”、“进项税额转出”、“按适用税率计算的纳税检查应补缴税额”、“按适用税率计算的纳税检查应补缴税额”、“应抵扣税额合计”、“实际抵扣税额”、“应纳税额”、“期末留抵税额”、“应纳税额合计”。每个单元格内容输完后，别忘了按回车键。 注意 ：因为B12中“按适用税率计算的纳税检查应补缴税额”这个项目名称太长，要进行单元格内文字的自动换行设置。设置方法请参考上述第（7）步。 （14）在A18单元格中输入“税额缴纳”并按回车键。然后把鼠标放在A4单元格，按住左键不松，一直向下拖动到单元格A26，最后按工具栏中的“合并及居中”按钮。为了美观，请仿照第（7）步的方法，对文字内容进行自动换行的设置。 （15）分别在单元格B18、B19、……、B26中输入“期初未缴税额”、“本期已缴税额”、“①分次预缴税额”、“②出口开具专用缴款书预缴税款”、“③本期缴纳上期应纳税额”、“④本期缴纳欠缴税额”、“期末未缴税额”、“其中：欠缴税额”、“本期应补（退）税额”。每个单元格内容输完后，别忘了按回车键。 注意 ：因为B21中“②出口开具专用缴款书预缴税款”这个项目名称太长，要进行单元格内文字的自动换行设置。设置方法请参考上述第（7）步。 2、公式设置。 本表的数据一般是根据本月开票数据直接输入进去的，只有合计数是自动产生的。设置公式如下： （1）在L15单元格输入公式： ＝J15+K15 输入完毕按回车键。 （2）在第21行（合计行）里，对各合计数进行设置。先在J21单元格输入公式： =SUM(J14:J20) 输入完毕按回车键。 然后把鼠标移到J21单元格的右下角，待光标变成黑“十”字（填充柄）时，按住鼠标左键不松，向右一直拖动到L21，在拖动过程中，黑“十”字一直跟随光标向右移动。系统自动为K21单元格和L21单元格填充公式，K21中的公式是： =SUM(K14:K20) L21中的公式是： =SUM(L14:L20)

  

• 04

  第四步，主表栏次及公式的设置。 1、栏次设置。 主表中的栏次按照正式申报的主表中栏次形式设置，因为设置栏次的目的在于，在正式申报时便于按栏次顺序审核查对，所以，正式申报表中的栏次是多少，我们就在此把栏次设置为多少。比如，正式申报时销项税额在第11栏次，我们就在此把销项税额对应的栏次（即单元格C8）处输入为“11”。 对于本企业用不到的项目，我们可以省略项目和它们的栏次输入。比如，对于非出口企业，第26行的“实收出口开具专用缴款书退税额”项目用不到，我们就可以忽略该项，也不用输入“26”。 2、“本月数”列公式设置。 要实现主表自动生成的效果，就要预设计算公式。先讲“本月数”列各项目计算公式的设置，最后再讲“本年累计”列计算公式的设置。“本月数”列各项目具体设置步骤如下： （1）“（一）按适用税率征税货物及劳务销售额”项目公式设置。它是下面三个其中项的合计数，因此要设置为下面三个其中项的和，在D4单元格内输入下列公式： =D5+D6+D7 输入完按回车键确认。 有人可能要问，下面三个其中项的栏次不是“2”、“3”、“4”吗？怎么在公式中是5、6、7呀？ 问得好！有人会有这样的疑问，很正常，我们解释一下。其实，各项目栏次是对项目名称的标识，便于填表人和读表人对各项目的对齐查看，起到的是标识作用。而单元格的行标（即公式中的5、6、7）是对单元格行次的指定。两者在大多数情况下并不一致。就象到电影院看电影，在一排1号坐着的人叫张三，在一排2号坐着的叫李四，在一排3号坐着的叫王五，在一排4号坐着的叫马六……这个例子中的三、四、五、六和排位号1、2、3、4是不同的概念，不能混淆，一个是标识名，一个是位次的指定。 （2）“其中：应税货物销售额”项目公式设置。这个数据是从附表一中引用过来的，不需要手工输入。 在D5单元格内输入下列公式： =J5+J6 输入完按回车键确认。 （3）“应税劳务销售额”项目公式设置。这个数据也是从附表一中引用过来的，不需要手工输入。一般企业业务，或是应税货物，或是应税劳务，只有一部分企业两者兼有。 没有应税劳务的可以不设置本栏公式，有应税劳务而没有应税货物的可以按下列方法设置。 在D6单元格内输入下列公式： =J5+J6 输入完按回车键确认。（下同） （4）“ 纳税检查调整的销售额”项目公式设置。这个数据也是从附表一中引用过来的，不需要手工输入。 在D7单元格中输入公式： =J7 （5）“销项税额”项目公式设置。这个数据是从附表一的合计中引用过来的。 在D8单元格中输入公式： =K9 （6）“进项税额”项目公式设置。这个数据是从附表二的合计中引用过来的。 在D9单元格中输入公式： =K21 （7）“上期留抵税额”项目公式设置。它是从上月主表的“期末留抵税额”引用过来的。1月份的直接手工输入上年12月份的期末留抵税额，其他月份的由公式自动产生。比如2月份的， 在D10单元格中输入公式： ='1月'!D16 （8）“进项税额转出”项目设置。这个项目绝少发生，发生了就手工录入。 （9）”按适用税率计算的纳税检查应补缴税额“项目设置。同第（8）步一样，这个项目也绝少发生，发生了应手工录入。 （10）”应抵扣税额合计“项目设置。这个项目是对进项税额的计算。在正式申报表中，该栏次是第17栏，在“栏次”中，给出了计算公式“17=12+13-14-15+16”，即应抵扣税额合计=进项税额+上期留抵税额-进项税额转出-免、抵、退应退税额+按适用税率计算的纳税检查就补缴税额。 按照这个公式，因为很少有"免、抵、退应退税额"发生，所以在单元格D13中输入下列仅保留四项的公式，： =D9+D10-D11+D12 （11）”实际抵扣税额“项目设置。这个项目设置有学问！企业的进项税额与销项税额很少相等，当进项税大于销项税额时，企业当月不得按进项税全额进行抵扣，只能按可以抵扣的数额进行抵扣，这个可以抵扣的数额就是销项税额。一句话，抵扣后应纳税款不能为负数！最小只能是0。如果是负数，就意味着税务部门要进行退税操作，这在纳税实务上是很麻烦的。 在正式申报表中，该栏次是第18栏，在“栏次”中，给出了计算公式“18（如17<11，则为17，否则为11）”。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，在单元格D14中输入如下（如下图）： =IF(D13>D8,D8,D13) 输入后没有忘记按回车键吧？ 这是个条件函数，当”应抵扣税额合计“（D13单元格）大于”销项税额“（D8单元格）这个条件成立时，引用D8中的数值，否则，引用D13中的数值。一句话，两个数值中谁小引用谁。 （12）”应纳税额“项目设置。这个项目是”销项税额“与”实际抵扣税额 “的差额。在正式申报表中，该栏次是第19栏，在“栏次”中，给出了计算公式“19=11-18”。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，在单元格D15中输入如下： =D8-D14 （13）”应纳税额“项目设置。这个项目是”应抵扣税额合计”与”实际抵扣税额“的差额。在正式申报表中，该栏次是第20栏，在“栏次”中，给出了计算公式“20=17-18”。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，在单元格D16中输入如下： =D13-D14 （14）”应纳税额合计“项目设置。这个项目是”应抵扣税额合计”与”实际抵扣税额“的差额。在正式申报表中，该栏次是第24栏，在“栏次”中，给出了计算公式“24=19+21-23”，即应纳税额合计=应纳税额+简易办法计算的应纳税额-应纳税额减征额。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，并省略了很少发生的"简易办法计算的应纳税额"和"应纳税额减征额"这两个项目，在单元格D17中输入下列公式： =D15 （15）”期初未缴税额“项目设置。这个项目是”应抵扣税额合计”与”实际抵扣税额“的差额。在正式申报表中，该栏次是第24栏，在“栏次”中，给出了计算公式“24=19+21-23”，即应纳税额合计=应纳税额+简易办法计算的应纳税额-应纳税额减征额。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，并省略了很少发生的"简易办法计算的应纳税额"和"应纳税额减征额"这两个项目，在单元格D17中输入下列公式： =D15 （16）”期初未缴税额“项目设置。这个项目是上月"本期应补（退）税额”的"本月数"。1月份，该栏数字是上年12月份"本期应补（退）税额”的"本月数"，手工输入。其他月份，比如5月份，设置公式如下： ='4月'!D26 （17）”本期已缴税额“项目设置。在正式申报表中，该栏次是第24栏，在“栏次”中，给出了计算公式“27=28+29+30+31”，即本期已缴税额= ①分次预缴税额+②出口开具专用缴款书预缴税额+ ③本期缴纳上期应纳税额+④本期缴纳欠缴税额。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，在单元格D19中输入下列公式： =sum(D20:D23) （18）” ①分次预缴税额“项目设置。这个项目一般企业用得很少，偶尔用着再手工输入。 （19）” ②出口开具专用缴款书预缴税额“项目设置。这个项目一般企业用得也很少，偶尔用着再手工输入。 （20）”③本期缴纳上期应纳税额“项目设置。这个项目一般企业用得较多，其具体的设置分以下两种情况：1月份的，直接手工输入上年12月份的应纳税额；其他月份的由公式自动产生。比如2月份的， 在D22单元格中输入公式： ='1月'!D26 注意：公式并不需要月月都输入的，有巧妙的解决方法。至于巧妙方法的具体设置操作，留待以后详述，以免冲淡这里的主题。 （21）” ④本期缴纳欠缴税额“项目设置。这个项目一般企业用得也很少，偶尔用着再手工输入。 （22）”期末未缴税额“项目设置。在正式申报表中，该栏次是第32栏，在“栏次”中，给出了计算公式“32=24+25+26-27”，即期末未缴税额= 应纳税额合计+期初未缴税额（多缴为负数）+ 实收出口开具专用缴款书退税额-本期已缴税额。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，并省略了一般企业不发生的" 实收出口开具专用缴款书退税额"项目，在单元格D24中输入下列公式： =D17+D18-D19 （23）”其中：欠缴税额“项目设置。在正式申报表中，该栏次是第33栏，在“栏次”中，给出了计算公式“33=25+26-27”，即欠缴税额= 期初未缴税额（多缴为负数）+ 实收出口开具专用缴款书退税额-本期已缴税额。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，并省略了一般企业不发生的" 实收出口开具专用缴款书退税额"项目，在单元格D25中输入下列公式： =D18-D19 （24）”本期应补（退）税额“项目设置。在正式申报表中，该栏次是第34栏，在“栏次”中，给出了计算公式“34＝24-28-29”，即本期应补（退）税额=  应纳税额合计- ①分次预缴税额- ②出口开具专用缴款书预缴税额。 我们把上述计算公式转换为Excel的计算公式，在单元格D26中输入下列公式： =D17-D20-D21