如何利用邮件合并自动生成成绩单?

在制作学生成绩表、录取通知书、亦或是其他需要大量重复(非关键信息高度重合)的数据时,使用Word中的邮件合并功能可以进行自动化批处理。具体的操作方法,我们一同来学习。

创建「Excel数据源」

  • 01

    在任务栏单击Excel图标,以启动Excel办公组件。

  • 02

    进入Excel起始界面后,双击新建空白工作簿。

  • 03

    依次在单元格中填写内容,使用方向键定位光标,可实现快速录入。

  • 04

    Excel中填写好内容后,另存为到指定存储路径。(我这里存储到桌面)

创建「WORD模板」

  • 01

    单击任务栏Word图标,快速启动Word办公组件。

  • 02

    同样地在Word起始界面,双击新建空白文档。

  • 03

    在Word中填写关键项信息模块,自定义设置格式,注意留出(空格或其它缩进方式)用于插入源数据的空间。

「邮件合并」综合操作

  • 01

    切换到「邮件」选项卡,依次点击 — 开始邮并 — 普通word文档。

  • 02

    单击「选择收件人」▼ — 展开项中选择「使用现有列表」

  • 03

    这时会弹出「选择数据源」对话框,我们选中(第一步骤中创建的)Excel工作薄并打开。

  • 04

    定位光标到相应位置,「插入合并域」里插入相应的内容。

  • 05

    「完成并合并」—「编辑单个文档」 在弹出的「合并到新文档」对话框,选择全部并确定。

  • 06

    此时Word会根据Excel里的源数据,进行自动化生成每位同学的成绩单。

调整「页面版式」

  • 01

    Ctrl+A全选对象后,依次单击「页面布局」选项卡 —调出「 页面设置 」对话框。

  • 02

    最后在「版式」 标签栏 — 选择「按续本页」,并回车确定。 此时就可以将好几位同学的成绩表,放置到一张页面之中(打印)。

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