公文写作常用小标题(公文标题怎么写)
怎样正确拟写标题
岳海翔
在公文的整个结构要件中,标题占有特别重要的地位,是全文的纲目和“眼睛”。要使公文标题合乎规范,充分发挥其应有的作用,在拟制时,应当认真把握和遵循如下“八字诀”:
(一)准确
这是公文标题拟定的最基本要求。它包括两层含义:其一是“事由”部分的内容表达要准确无误,要与正文所述内容完全吻合,即通常所谓“题文相符”。为此,要求作者必须全面、准确、具体地了解和掌握所反映内容的总体面貌,不能满足于一知半解抑或浅尝辄止;要求作者具备较高的综合概括能力和文字表达能力,要能够用极其精简的语言将所要反映内容的实质提炼出来,务求准确,不能有所疏漏。这个提炼出来的“精华”即公文标题的“事由”。它的准确与否,直接关系到通篇公文的质量及其效用。其二是对文种的使用要准确,不能错用或者混淆滥用。公文文种的使用具有单一性,采用何种文种,直接受制于公文的内容表达需要。此外,不同的行文方向和行文目的对文种的采用也有极为重要的影响。具体来说,必须把握五点:一要严格按照党和国家最新公文法规规定的文种名称使用,不能自编自造,以保证其准确性;二要依据不同的行文关系选用相应的文种;三要根据发文机关的职权范围来选用恰当的文种;四要根据不同的行文目的选用恰当的文种;五要注意区分相近易混文种,避免错用或混用。为达到上述要求,必须下苦工夫,悉心研究每种公文的性质、特点及其各自的使用功能,要特别注意辨析它们之间的细微差别。只有如此,才不致在选用文种时张冠李戴。
(二)简洁
冗长的公文标题面目可憎,令人生厌。于是,简洁便成为一种客观要求,要竭力压缩事由部分的文字,使之简得不能再简。要以少胜多,言约意丰,切忌繁冗杂乱,啰嗦累赘。当然,也决不能刻意求简而使“事由”表意含混不清,甚至造成歧义。例如《××建筑公司关于水泥的请示》,这一标题不可谓不简洁,但是由于随意苟简而导致表意不明。“关于水泥的请示”,到底是想增拨水泥还是减拨水泥?令人费解。
(三)齐全
公文标题应由发文机关名称、事由、文种三要素构成,不得随意缺漏。公文标题的拟制讲求要素的齐全和完整,其作用显而易见。它既有利于促进和维护公文标题的统一化和规范化,便于受文者准确了解发文的机关、公文内容及所用文种,以有利于公文办毕后对其进行编排检索和立卷归档,同时,还有利于运用电子计算机进行管理,以适应办公自动化的需要。如果在标题拟制中不注意这点,滥行省略,则势必导致不应有的混乱,给工作造成麻烦甚至不必要的损失。
(四)美观
即指公文标题拟定以后,要将其在文面上妥当、合理地进行排列位置,使之清晰整洁,醒目匀称,美观得体。其基本原则是:如果标题字数较少,则居中排成一行。如果字数较多,排列时超过一行3/5以上的,则应分成两行或三行。要尽力控制在3行以内,如果超过3行甚至更多行数标题的出现,说明该公文标题的事由部分的拟制尚不够简洁,应当加以压缩。此外,还要注意保持词或词组的完整性,不要随意割裂,将其分置两行之中,例如“优化发展环境”是一个词组,如果在排列时将“环境”与“优化发展”断开分置两行,即属不合规范。那样,即使各行字数匀称相等,也不符合公文标题的排列要求。具体来讲,对于公文标题的排列形式可以分为两类3种,即梯形(正梯型、倒梯型)和菱形。值得注意的是,公文标题一般不排成上下等长的长方形,如果这样,就会使得公文标题的左右两端分别顶到公文版心的左右边缘,这样排列出来的公文标题会显得很难看,另外公文标题也不排成上下长中间短的沙漏型。在实际写作中,应视具体情况灵活运用,做到既美观醒目,又合理得体,能给阅者以形态上的美感。
(作者系中国写作学会副会长,中国公文学研究所所长、研究员)
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