在EXCEL中,如何让单元格的数据录入更安全
在excel中,有一个功能专治单元格录入不规范,这就是——数据有效性。通俗点说,只有当单元格内容满足预设条件时才能录入成功,否则报错。这样在杂乱繁多的录入工作中,可以减少因为眼花等原因造成的输入错误。
步骤
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首先,打开本机中的excel软件(本文以某采购资料为例)
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打开主菜单中,数据下的有效性。或者是用快捷方式,依次敲击Alt+D--L就能进入数据有效性设置界面
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先为“报价日期” 设置数据有效性,规定A2单元格录入的数据必须为日期,并且介于2013/1/1至2014/1/1之间。设置完成后,将A2单元格向下复制。
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这时你试一试,输入2012/12/12,猜猜会发现什么?当A列单元格输入的内容不为日期时,或者日期不在设定范围内时,excel就会出现错误提示,这是不是,录错日期格式的情况就不会再发生了,也不怕自己眼花出错啦。
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当然,你也可以做得更人性化一点,在数据有效性的“出错警告”中,将错误提示信息改为“请输入正确的日期” 。
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接下来,再为“录入员姓名”设置数据有效性。控制日期录入的时候选择“允许”中的“日期”,控制特定内容的录入并需要制作下拉列表的时候,选择“允许”中的“序列” 。
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如果列表短,在“来源”栏直接输入列表内容,如:张三、李四、王五、赵柳。但是,要注意,文本与文本之间必须用英文逗号,也就是半角逗号分隔,否则excel会把它们看作一个文本
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如果列表很长,手工输入“来源”的方式就不可行,这时就需要直接引用数据列表,用鼠标点击“来源”栏,再选择要引用的数据区域,点击确定完成
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就这样一个一个项目的进行“数据有效性”的设置,有了这些准备,大伙在进行数据录入的时候可以减少错误率,让单元格数据倒入更安全,再也不会因为一个数据的错误而导致整个后面的工作作废。 这时的数据有效性,更多地起到了监督作用,虽然不能带来录入效率的提高却可以防止出错。