如何在Outlook 2010中存档 / 木子杰软件教程

微软Outlook软件允许其用户在程序中进行存档以腾出收件箱的有效空间。所需存档的数据以Outlook数据文件格式或".pst."格式被保存起来。你可以在Outlook上设置自动存档功能或定期手动保存邮件项目。本文就将教给你如何在Outlook 2010中进行存档。

在Outlook中手动存档资料

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打开微软Outlook 2010。如果你在交换服务器账号上使用微软Outlook软件，你很可能无法使用其存档功能。因为存档功能仅对服务器管理者开放，而个人用户无法进行该项操作。
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点击顶部水平栏里的“文件”选项卡。
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选择选项里的“清理工具”。
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点击“存档”选项。
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在出现的对话框里选择你想要保存的文件夹，包括其子文件夹。
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在浏览窗口中选择你想要保存和存档的文件夹。每次只能选择一个文件夹进行存档，但存档时会保存该主文件夹下所有的子文件夹。
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在存档时选择一个日期，Outlook会保存下在此日期之前的所有项目，其中包括在此日期之前的所有邮件、日程安排和文件等。如果你想存档那些标记有“不要存档”的项目，你可以点击该对话框。这就说明了此次手动存档将覆盖或改变之前的指令。
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选择你的存档文件的保存路径。默认情况下，它会被自动保存在“Outlook Files（文件）”下的一个存档文件夹里。但是实际上，你可以使用浏览功能选择你电脑上或可移动盘上的任意一个路径。
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按下“确定”键来进行存档。
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定期存档你的Outlook文件。你应该定期同步你计算机里的所有文件，包括你已经存档的Outlook项目文件等。

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点击顶部水平工具栏里的“文件”选项卡。
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选择“选项”部分。
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点击“高级”然后选择“自动存档设置”。
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选择你想要运行自动存档功能的频率。在“每 _ 天运行自动存档”处输入一个数字。如果你想要关闭自动存档，你可以在此输入数字0。
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选择其他选项。例如，你可以选择自动删除存档后的消息。你也可以选择当系统运行自动存档前，首先通知你该事项的运行。这样你就可以避免在你不知道的情况下系统进行了自动存档。点击该选项，使得存档文件夹显示在你的文件夹列表中，这样你能很快找到已存档的事项。你可以选择“清理超过 ___ 月的事项”的选项，来按时间清理文件项目以方便存档的进行。选择你是否将此设置应用到所有文件夹中。如果你想将此设置应用到所有文件夹上，那么在此对话框中选择打钩。
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选择存档事项保存到哪个文件中。点击浏览选项来更改默认文件。
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点击“确定”。此时，程序会按照你所选择的特定频率来进行自动存档。
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手动更改文件夹自动存档设置。打开Outlook主页面的文件夹列表，选择并右键单击文件夹。在出现的对话框中选择“参数”选项，然后选择“自动存档”标签栏。进行该文件设置参数的选择更改，并在完成设置后选择“确定”。